Dokumentum adatai

Dokumentumok kapcsolatai

    Az iktató, postázó modul egyik feladata a beérkező, kimenő és belső levelek, dokumentumok hivatalos anyagok valamint ezek mellékleteinek kezelése, nyilvántartása, ill. a beérkező és kimenő levelekkel, dokumentumokkal kapcsolatos hagyományos és kiegészítő postai szolgáltatások igénybevételének támogatása.

    Valamennyi irat (a hozzátartozó mellékletekkel, kiegészítésekkel együtt) egyedi azonosítóval rendelkezik, így a nyomon követésük egyszerű, az iratok keveredése pedig kizárható. Az iratok nyilvántartása történhet típusuk szerint (pl. levél, fax, elektronikus levél stb.), dossziék szerint (pl. reklámanyagok, árajánlatok, meghívók stb.), státusz szerint (beérkezett, feldolgozás folyamatban, kiadva, irattárban, postázva, megsemmisítve stb.) és az iratot felhasználó vagy azzal foglalkozó felhasználó(k) szerint is. Az iratok beérkezésekor vagy keletkezésekor meghatározható azon felhasználók köre és sorrendje, akiknek az irattal foglakozniuk kell. Az egyes felhasználók a bejelentkezésükkor értesítést kapnak a számukra érkező iratokról, így a feldolgozásukról nem feledkezhetnek el. Valamennyi eseményhez üzenet rendelhető, így az egyes iratok közvetlen küldői a kijelölt feladatok elkezdéséről, elvégzéséről stb. értesítést kaphatnak. Az egymással összefüggő, egymásra hivatkozó iratok egymáshoz kapcsolhatók így az egy eseményhez kötődő különféle típusú, és más-más időben keletkező és/vagy érkező iratok együtt kezelhetők és a különféle iratokban megtalálható információk gyorsan és egyszerűen megkereshetők. A keresést segíti elő az összekapcsolt dokumentumok speciális fa struktúrájú megjelenítése is, amelyben manuálisan is nagyon egyszerű a kívánt irat megtalálása. Az iktató modul lehetővé teszi a rendszerben keletkez? valamennyi bizonylat, levél, fax stb. automatikus iktatását csökkentve ezzel az erre fordítandó emberi er?forrás igényt és kiküszöbölve az esetleges hibákat, hiányosságokat. A modul kimutatásainak segítségével az iratkezelés hatékonysága ellenőrizhető, az esetleges szűk keresztmetszetek feltárhatók.

    A modul segítségével használhatók a posta alábbi szolgáltatásai:

	egy meghatározott formátumú elektronikus levél segítségével az elektronikus levél tartalma elküldhető a címzettnek a `hagyományos` postai úton (a levelet a posta kinyomtatja és borítékolás után eljuttatja a címzettnek)
	egy meghatározott formátumú elektronikus levél segítségével tetszőleges tartalmú postai befizetési csekk küldhető a címzettnek (az előző módszerrel kombinálható)
	a cég számára feladott postai csekkek feldolgozását könnyíti meg az egyelőre floppy-n átadott elszámolás, amelynek segítségével a pénzügyi modul gyorsabban, kevesebb hibával végzi a befizetések feldolgozását (a későbbiekben a modul együtt fog működni a posta jelenleg fejlesztés alatt álló internet-es felületével is, amely a kissé nehézkes floppy s megoldást válthatja fel)